Bí Quyết Xây Dựng Quan Hệ Với Khách Hàng Cho Freelancer: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Reading Time: 10 minutes

Là một freelancer, bạn không chỉ cần có kỹ năng chuyên môn mà còn cần tạo và bảo vệ mối quan hệ tốt với khách hàng của mình. Vậy làm thế nào để làm được điều đó? Thạch Làm Content sẽ chia sẻ những bí quyết giúp freelancers duy trì và xây dựng quan hệ với khách hàng thật bền vững, từ đó mở ra nhiều cơ hội hợp tác lâu dài.

Quan hệ với khách hàng là gì?

Quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) là chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng. Bằng cách kết hợp các chiến lược, quy trình và công nghệ, CRM thu thập, quản lý và phân tích thông tin khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ. Từ đó, trải nghiệm của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ được tối ưu hóa, không chỉ tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại mà còn thu hút thêm khách hàng mới, hỗ trợ hiệu quả cho các chiến lược tiếp thị.

Với một freelancer, quan hệ với khách hàng có thể giúp bạn có thêm nhiều job và nhiều cơ hội mở ra hơn. Vậy làm sao để xây dựng quan hệ với khách hàng, cùng tìm hiểu nhé!

Tại sao freelancers cần phải duy trì mối quan hệ với khách hàng?

Hiểu cơ bản thì có khách hàng bạn mới có thu nhập, cơ hội nâng cao kỹ năng chuyên môn. Càng thân thiết và được client tin tưởng, bạn càng bớt được nhiều khoảng thời gian cho việc “rải CV, rải portfolio khắp nơi”, hay bớt được nguy cơ “gặp những khách hàng xà-lơ, không tôn trọng công sức và chất xám của người làm content. Việc xây dựng quan hệ với khách hàng giúp cho freelancer:

• Tăng cơ hội hợp tác lâu dài: Khách hàng hài lòng sẽ trở thành khách hàng trung thành và giới thiệu bạn cho những người khác.
• Nâng cao uy tín: Một danh sách dài các khách hàng hài lòng sẽ giúp bạn xây dựng một thương hiệu cá nhân mạnh mẽ.
• Nhận được phản hồi quý báu: Khách hàng sẽ cung cấp những feedback hữu ích giúp bạn cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Mở rộng cơ hội kinh doanh: Khách hàng có thể giới thiệu bạn với những dự án mới hoặc hợp tác trong các dự án lớn hơn.

Duy trì quan hệ khách hàng của freelancers đặc biệt như thế nào? 

Không giống như trong môi trường công sở thông thường, xây dựng quan hệ với khách hàng của freelancer khác biệt hơn nhiều. Các khách hàng không có nghĩa vụ đối với bạn ngoài những gì được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng/ thỏa thuận.

Freelancers cũng cần chịu trách nhiệm toàn phần cho sự thành công/ thất bại của dự án mình ký kết, hợp tác cùng khách hàng (Tùy theo: bạn làm Content thì chịu trách nhiệm về Content Performance, bạn làm Tư vấn Marketing – Branding thì chịu trách nhiệm Mkt – Branding Performance…).

Điều này có nghĩa là xây dựng một mối quan hệ rõ ràng, mạnh mẽ với các khách hàng là điều cấp thiết, thậm chí là cấp thiết hơn nhiều so với một người lao động xây dựng quan hệ với chủ sử dụng lao động. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa freelancer và khách hàng

Một số yếu tố quyết định tới chất lượng công việc, xây dựng quan hệ với khách hàng của freelancer:

• Giao tiếp: Cách bạn giao tiếp với khách hàng, từ việc trả lời email đến việc giải quyết vấn đề, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ.
• Chất lượng công việc: Việc bạn giao sản phẩm đúng hẹn, chất lượng cao sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin với khách hàng.
• Sự chuyên nghiệp: Thái độ làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng khách hàng sẽ tạo ấn tượng tốt.
• Sự thấu hiểu: Hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng sẽ giúp bạn cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Cách duy trì quan hệ với khách hàng: Bí quyết để khách hàng luôn đồng hành cùng bạn

1. Hiểu rõ khách hàng

Để xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng, đầu tiên bạn cần phải hiểu thật sự khách hàng muốn gì. Điều này không thể chỉ dựa vào cảm tính, mà cần sự lắng nghe và nghiên cứu, phân tích. Khi đã hiểu rõ mong muốn của họ, một freelancer không chỉ đơn giản là đáp ứng được những nhu cầu cơ bản mà còn tạo ra giá trị thực sự, khiến khách hàng cảm thấy họ đang được lời.

2. Cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng

Đối với cá nhân hay doanh nghiệp, cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng không chỉ là yếu tố quyết định sự thành công mà còn là nền tảng để xây dựng lòng tin vững chắc từ khách hàng.

Bằng cách không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng được yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng mà còn tạo ra những trải nghiệm tích cực, thúc đẩy sự hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài. 

3. Thường xuyên lắng nghe khách hàng

Việc lắng nghe chân thành phản hồi từ khách hàng là một bước quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ hiệu quả. Khi bạn thật sự chú tâm vào những ý kiến đóng góp, không chỉ giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, mà còn là cơ hội để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4. Cá nhân hóa trải nghiệm

Đừng để khách hàng cảm thấy họ chỉ là một phần trong đám đông. Tùy chỉnh sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu riêng của từng khách hàng để tạo nên sự khác biệt. Với mỗi sản phẩm/dịch vụ tạo ra, hãy cho khách hàng thấy được sự khác biệt ở trong đó.

5. Chương trình khách hàng thân thiết

Một chiến lược hiệu quả để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng chính là thực hiện các chương trình tri ân dành cho khách hàng trung thành. Ví dụ như chương trình ưu đãi khi quay lại sử dụng sản phẩm và dịch vụ. Hãy cho khách hàng thấy được sự nhiệt tình của bạn ngay cả khi họ không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào.

6. Chia sẻ ngay cả khi không nhận được gì

Chia sẻ ngay cả khi không nhận được gì: Xây dựng niềm tin qua hành động

Đôi khi, trong mối quan hệ với khách hàng, không phải lúc nào bạn cũng nhận lại được điều gì ngay lập tức, nhưng việc chia sẻ và hỗ trợ khách hàng một cách chân thành, không vụ lợi sẽ tạo ra sự gắn kết sâu sắc.

Chia sẻ kiến thức, thông tin hữu ích, hoặc đơn giản là sự quan tâm đến khách hàng mà không mong đợi lợi ích ngay lập tức sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin với khách hàng. Khi khách hàng cảm nhận được sự tận tâm, họ sẽ tự nhiên quay lại và trở thành người đồng hành lâu dài với bạn. 

Cách freelancers làm việc và xây dựng quan hệ với khách hàng hiệu quả 

Bước 1: Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp & chừng mực trước khách hàng

Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách trao đổi với khách hàng về mục tiêu kinh doanh tổng thể, mục tiêu marketing – truyền thông, mục tiêu dự án của họ…

Đây là những thứ có thể gói gọn trong Client Brief.

Với các khách hàng SMEs, startups không quá rành về Marketing, đây là lúc freelancer chuyên nghiệp cần tư vấn ngược lại cho khách hàng của mình.

À, với ngân sách chừng này thì anh/ chị có thể chạy được bao nhiêu kênh, bao nhiêu bài; phân bổ tiền của mình ở đâu thì hiệu quả… À, với mục tiêu làm campaign như này thì anh/chị nên sáng tạo thông điệp như thế này; nên tập trung vào các nhóm Target Audience (TA) này để mau đạt hiệu quả…

Chuyên nghiệp không chỉ là đúng giờ, đúng hạn. Chuyên nghiệp khi làm việc độc lập còn là giúp khách hàng vạch ra được ‘bức tranh lớn’, giúp họ an tâm khi chi tiền triển khai dự án với bạn thông qua vốn hiểu biết, qua chuyên môn của bạn nữa đấy.

Bước 2: Xác định rõ phạm vi & quy mô dự án của bạn

Để có được những mối quan hệ khách hàng thành công, bạn nên trao đổi kỹ lưỡng với khách hàng về các mục sau đây:

• Mục tiêu của dự án.
• Các phương pháp sử dụng để đạt được mục tiêu đó.
• Khung thời gian dự án sẽ hoàn thành.
• Các chỉ số đo lường mức độ thành công.
• Thời gian, phương pháp và phương thức thanh toán cho dự án.

Ngay từ công đoạn đầu tiên này, việc làm 1 dự án/ 1 job freelance đã yêu cầu bạn có kỹ năng lập kế hoạch – quản lý dự án rồi, phải không nào? Điều này khác so với việc bạn làm nhân viên tại 1 công ty, làm đúng những công việc/ hạng mục thuộc chuyên môn của mình.

Bước 3: Trung thực & thẳng thắn về tiến độ dự án

Đối với nhiều khách hàng, một trong những trở ngại khi làm việc với các freelancers là sự lo rằng các freelancers sẽ không sẵn sàng, hay không rõ ràng về tiến độ dự án.

Bạn có thể làm nhiều thứ để giảm bớt sự lo lắng này bằng cách cung cấp các khách hàng toàn bộ thông tin liên lạc của bạn, luôn luôn “available” (đặc biệt vào những khung giờ làm việc, trao đổi của khách hàng). Bạn cũng có thể chủ động lên thời gian biểu làm việc trong tuần, gửi những khung thời gian mình sẽ có mặt/ sẵn sàng để liên lạc… cho khách hàng.

Bạn nên có càng nhiều phương thức liên lạc càng tốt để khách hàng có thể sử dụng trong các tình huống khác nhau như số điện thoại (trao đổi cụ thể brief, phát sinh tình huống gấp), email (cần trao đổi – thống nhất bằng văn bản), hay các trang mạng xã hội (nuôi dưỡng quan hệ khách hàng, theo dõi hành vi & hiểu gout của họ)…

Sự trung thực là một yếu tố quan trọng của bất kỳ mối quan hệ thành công nào.

Nếu bạn gặp những khó khăn mà làm trì hoãn hoặc cản trở việc hoàn thành dự án của bạn, hãy cho khách hàng của bạn biết càng sớm càng tốt về những khó khăn này.

Ví dụ, khi bạn cam kết trong hợp đồng là hoàn thành 20 content 1 tuần; nhưng đến giữa tuần bạn lại buộc tham gia vào 1 tình huống phát sinh (kéo theo chậm trễ tiến độ, không đạt KPI 20 content/ tuần).

Lúc này bạn cần chủ động liên lạc cho khách hàng biết vấn đề, lý do kèm theo giải pháp của bạn (vẫn lên đủ những content quan trọng (dùng để chạy ads/ chạy promotion, tạo phễu bán hàng…), sẽ bổ sung đủ số lượng content vào tuần tiếp theo).

Khi đó, khách hàng sẽ thấy rõ được sự kỷ luật của bạn và sẵn sàng cho các lần hợp tác kế tiếp.

Bước 4: Sẵn sàng nói “có” và nói “không” đúng lúc

Để xây dựng mối quan hệ với khách hàng hiệu quả, freelancers cần chứng minh bản thân rất háo hức, và sẵn sàng giúp đỡ khách hàng giải quyết những vấn đề họ gặp phải.

Nếu khách hàng yêu cầu một cái gì đó vượt quá phạm vi của dự án gốc, và đó là thứ mà bạn có thể làm mà không gặp quá nhiều khó khăn, hãy nói “có” đồng thời đàm phán lại về giá cho phù hợp.

Ví dụ, bạn deal 1 kịch bản video ngắn review sản phẩm là 100,000 đồng. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai xây kênh, khách hàng muốn đổi hướng làm video theo kiểu tiểu phẩm ngắn (đòi hỏi nỗ lực nghiên cứu – viết kịch bản nhiều hơn so với review content), và bạn nhận thấy cần thương lượng lại mức giá mới (200,000 đồng/ 1 kịch bản).

Vậy thì hãy nói “Có” trước với khách hàng, đồng thời tìm cách deal lại giá cả, thù lao. Win-win là chìa khóa cho mọi mối quan hệ làm ăn bền vững.

Bạn càng cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều dịch vụ bổ sung, bạn sẽ càng dễ phân biệt mình với các đối thủ cạnh tranh.

Mặt khác, nếu khách hàng yêu cầu nhiều thứ hơn so với các hạng mục trong hợp đồng, hãy sẵn lòng nói “không” và chỉ tập trung vào những gì bạn cung cấp tốt nhất.

Này mấy bạn làm tư vấn triển khai dự án lớn cho khách hay gặp lắm nè. Khách đòi đăng bài lên báo phải có đủ dung lượng ít nhất 30-50% thông tin về thương hiệu/ về sản phẩm trong bài. Hoặc là khách đòi lên post Facebook 1 tháng phải cam kết tỷ lệ chuyển đổi thành đơn hàng là bao nhiêu %…

Chúng ta làm content marketing, content creator chứ không phải làm dâu trăm họ. Có những mảng chúng ta không thực sự giỏi chuyên môn như chạy ads, sản xuất video chuyên nghiệp… và cần sự hỗ trợ từ Cộng tác viên dự án.

Hãy học cách nói “Có” và nói “Không” với đúng người, đúng thời điểm bạn nhé.

Bước 5: Xử lý vấn đề thanh toán một cách chuyên nghiệp

Trong số các vấn đề gai góc mà các freelancers phải đối mặt, một trong những thách thức lớn hơn đó là vấn đề về những khoản thanh toán muộn/ bùng nhuận của khách hàng.

Làm sao để duy trì mối quan hệ với khách hàng Trong một năm trở lại đây, 50% các freelancers báo cáo những khó khăn khi nhận thanh toán, và 81% trong số những khó khăn đó liên quan đến việc thanh toán muộn.

Haizz, thật là phiền phức phải không bạn? Không sao, vấn đề nhạy cảm này hầu như ai làm freelancer cũng đều ít nhiều gặp phải. Thứ bạn cần làm, đó là chắt lọc kỹ lưỡng khách hàng mình sẽ hợp tác. Mà muốn như vậy, bản thân bạn cần là người có năng lực chuyên môn để khách hàng tin tưởng, từ đó giảm thiểu khả năng gặp phải những “khách xà-lơ” hay những drama quỵt/ nợ thù lao oái ăm.

Kết luận

Việc duy trì và xây dựng quan hệ tốt với khách hàng là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự kiên nhẫn. Tuy nhiên, những nỗ lực của bạn sẽ được đền đáp xứng đáng bằng những hợp đồng lâu dài và sự phát triển bền vững của sự nghiệp freelancer.

Tham khảo thêm:

Từ 1 Freelancer chuyên ăn cắp ý tưởng đến nhà sáng tạo kiếm ngàn đô hàng tháng

Lộ Trình Làm Content Freelancer: Những Hướng Đi Tiềm Năng Nhất 2025

Các Công Việc Freelancer Cho Người Mới Bắt Đầu: Newbie Cần Chuẩn Bị Những Kỹ Năng Gì?

Tác giả: Nhung Phan